Política de privacidad

GENERALIDADES

La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008, acogidos por IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S. con el fin de una adecuada recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituya tratamiento de datos personales

IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S. en cumplimiento de su obligación y con el fin de mejorar su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información dentro de un esquema de Planear-Hacer-Verificar-Actuar, fija esta política como una norma que establece las reglas aplicables al tratamiento de datos de car├ícter personal que est├®n bajo custodia de la empresa.

Corresponde tanto a las directivas de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S así como a sus empleados y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la organización respecto de los datos de car├ícter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012 y ley 1273 de 2009.

Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de datos personales en IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., se formulan las siguientes disposiciones para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta norma.

  1. DEFINICIONES

    Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

    Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.

    Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

    Datos personales sensibles. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley. Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

    Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el articulo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: ÔÇ£El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 100

  2. OBJETO

    Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

    Las reglas adoptadas en esta norma por IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

  3. áMBITO DE APLICACIóN

    La presente norma se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano por IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

  4. DESTINATARIOS DE LA PRESENTE NORMA.

    La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

    4.1.Representantes Legales y/o administradores societarios.

    4.2. Personal interno de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

    4.3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.

    4.4. Los Accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.

    4.5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.

    4.6. Las demás personas que establezca la ley.

  5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

    La protección de datos de carácter personal en IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos.

    5.1. Consentimiento informado o principio de Libertad. El tratamiento de datos personales al interior de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados si autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

    5.2. Legalidad. El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.

    5.3. Finalidad del Dato. El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

    5.4. Calidad o veracidad del dato. Los datos de carácter personal recolectados por IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

    5.5. Transparencia. En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

    5.12. Protección especial de datos sensibles. IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento.

  6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

    Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., expresado en los siguientes derechos serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

    6.1. Derecho de Acceso. El titular del dato puede obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos.

    6.2. Derecho de Actualización. Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

    6.3. Derecho de Rectificación. Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

    6.4. Derecho de Cancelación. Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos.

    6.5. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento. El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

    6.6. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones. El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos.

    6.8. Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento De Datos. El titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales.

  7. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA

    7.1. Deberes de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

    a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

    b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.

    c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

    d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

    e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

    f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

    g) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

    h) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

    o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  8. PRIMERO: TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

    8.1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.

    • IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.
    • Se informará manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
    • Una vez termine el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
    • Cuando se contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.
    • Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado serán almacenados en la carpeta personal. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el área de Relaciones Laborales y con la finalidad de administrar la relación contractual y su uso para fines diferentes está prohibido.
    • Una vez terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central.POLITICAS

    8.2. Tratamiento de datos personales de Accionistas.

    • Se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.

    8.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores.

    • IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
    • Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados.

    8 .4. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.

      • Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad para el tipo de dato de carácter personal tratado.

     

  9. PROHIBICIONES

    En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

    9.1. IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S.

    El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

    9.2. IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato.

    9.3. IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados. Los cuales serán informados al titular de los mismos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S procederá a eliminarlos de manera segura.

    9.4. IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S prohíbe el tratamiento de datos personales de nin╠âos y adolecentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

  10. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

    IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S comunica a los destinatarios de esta norma el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

    ÔÇ£ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

    a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

    b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

    c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

    d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.ÔÇØ

    La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capitulo 3 de la ley 1581 de 2012 antes descritas.

  11. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.

    Cuando las autoridades del Estado soliciten a IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran.

  12. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA NORMA.

    Esta norma de protección de datos personales es para uso exclusivo de IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S, por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S, en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores, así como por razones de seguridad de la información.

  13. VIGENCIA

    Esta norma ha sido aprobada mediante decisión adoptada por IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S el día 10 de mayo de dos mil diecisiete (2017). Nota: Informamos que el mal tratamiento de datos personales podrá constituir evidencia de Incidentes de seguridad y por esa vía, ser prueba.

     

Razón Social: IMPES IMPERMEABILIZACIONES ESPECIALES S.A.S.
NIT: 900.516.166-4
Domicilio: CARRERA 7 No. 83-29 OFICINA 404
Teléfono: 2578114
Correo: info@impes.com.co

NITSAN SHAHAF
Sub-Gerente
IMPES